گوگل‌درایو (به انگلیسی: Google Drive)

نام سرویس ابری گوگل، برای ذخیره سازی اطلاعات دیجیتال توسط کاربران است. در این مقاله به معرفی و چگونگی استفاده از گوگل درایو می پردازیم.

این سرویس شامل افزوده‌های گوگل داکس، گوگل شیت و گوگل اسلاید به همراه سری برنامه‌های اداری است که به کاربر توانایی ویرایش انواع فایل‌های سرور (های ابری) گوگل را، از جمله اسناد کتبی، صفحه‌گسترده‌ها، اسلایدها، نقاشی‌ها و غیره می‌دهد. از جمله ویژگی‌های گوگل درایو سینک (هماهنگ) بودن آن با سرویس‌های دیگر از جمله:

گوگل پلاس
گوگل مپس
کلاس روم
جیمیل
پیکاسو
گوگل داکز
گوگل فوتو
بلاگر
و دیگر سرویس‌های گوگل است.

فضای ذخیره سازی ابری «Cloud Storage» چیست؟

همه ما با روش های سنتی ذخیره اطلاعات دیجیتال آشنایی داریم. هارد دیسک، فلش مموری، حافظه گوشی، سی دی و … همگی حافظه هایی برای ذخیره سازی اطلاعات دیجیتال هستند. اما با پیشرفت فناوری و افزایش حجم داده ها؛ دیگر روش های سنتی پاسخگو نبوده و پیشگامان فناوری، فضای ذخیره سازی ابری را توسعه دادند.
در یک تعریف ساده می توان فضای ابری را به این صورت تعریف کرد که: به مجموعه ای از ابررایانه های متصل به هم، که تشکیل یک سامانه واحد را می دهند و فضای ذخیره سازی نا محدودی که همیشه و از طریق اینترنت، امکان دسترسی به آن وجود دارد را فراهم می آورند، فضای ابری می گویند.
همه کاربران وب و سازمان ها می توانند، از فضای ابری برای ذخیره اطلاعات دیجیتال خود استفاده کنند. امروزه سرویس های بسیاری وجود دارند که بر پایه همین فضای ابری، توسعه داده شده اند و از طریق رایانش ابری به کاربران خدمات رسانی می کنند. برای کار با این سرویس ها در واقع نیاز به اینترنت و دستگاهی است که به اینترنت متصل شود. توسط کامپیوتر، لپ تاپ، گوشی همراه و … می توان به سرویس های ابری دسترسی داشت.
برخی از معروف ترین سرویس هایی که فضای ابری در اختیار کاربران قرار می دهند، عبارتند از:  dropbox، GoogleDrive، OneDrive و iCloud
مهمترین مزیت فضای ابری، همیشه در دسترس بودن و امنیت بالای آن در کنار فضای نامحدود ذخیره سازی است. سرویس های ابری امکانات بسیاری چون؛ ذخیره سازی داده، امکان به اشتراک گذاری داده ها، ابزار و نرم افزار های کاربردی را در اختیار کاربران قرار می دهند.

گوگل درایو چیست؟

گوگل درایو «Google Drive» نام یکی از محبوب ترین سرویس های گوگل است، که بر پایه رایانش ابری فعالیت می کند و امکان ذخیره سازی هر نوع فایل دیجیتال را به کاربران می دهد. همچنین ابزاری برای مدیریت، ویرایش، به اشتراک گذاری، دانلود و آپلود انواع فایل ها با فرمت های صوتی، تصویری، ویدئویی، فایل گرافیکی و اسناد را فراهم آورده است.
گوگل درایو نه تنها مکانی برای ذخیره سازی است، بلکه امکان ایجاد پروژه و مدیریت آن را برای کارهای تیمی را فراهم آورده است. گوگل درایو همه محدودیت ها را برداشته و مهم نیست در کدام نقطه از جهان باشید، کافیست به شبکه جهانی اینترنت متصل شوید و بر روی پروژه مشترک با سایر همکاران تان کار کنید.
همه کاربرانی که حساب گوگل «Gmail» دارند، می توانند از سرویس گوگل درایو استفاده کنند. در همان آغاز کار به هر کاربر 15 گیگابایت فضای رایگان، اختصاص داده می شود که به مرور زمان و در صورت نیاز، می توان آن را ارتقاء داد و از فضای بیشتری استفاده کرد. البته افزایش فضای ذخیره سازی نیاز به پرداخت هزینه خواهد بود.
فرقی نمی کند شما از گوشی موبایل استفاده کنید یا رایانه، سیستم عامل گوشی یا لپ تاپ تان اندروید باشد یا ویندوز، از هر دستگاهی با هر سیستم عاملی، می توانید به گوگل درایو دسترسی داشته باشید. هر تغییری که با هر دستگاهی بر روی فایل های خود انجام دهید، به صورت لحظه ای در همه دستگاه ها همگام سازی خواهد شد. امنیت این سرویس بسیار بالاست پس با خیال راحت از گوگل درایو استفاده کنید.
برای اشتراک گذاری یک فایل از گوگل درایو، نیازی نیست که طرف دریافت کننده، کاربر گوگل درایو باشد. تنها با کلیک روی لینک ارائه شده، می تواند اقدام به دانلود فایل اشتراک گذاری شده کند.

تعرفه خرید فضای اضافه در گوگل درایو

در زمان نگارش این مقاله، شرکت گوگل برای هر کاربرش 15 گیگ فضای رایگان در نظر گرفته است و در صورت نیاز کاربر می تواند با پرداخت هزینه میزان مشخصی از فضای ذخیره سازی را در اختیار داشته باشد. گوگل این فضا را به صورت مشترک بین سه سرویس Google Drive، Google Photos و Gmail به اشتراک گذاشته است.
زمانی که تصمیم به ارتقاء فضای ذخیره سازی اکانت خود گرفتید، از طریق پنل کاربری گوگل درایو به بخش مدیریت حافظه بروید و بر روی گزینه «ارتقای فضای ذخیره سازی» کلیک کنید تا به صفحه جدید هدایت شوید. گوگل گزینه های متعددی را برای خرید به شما پیشنهاد می دهد، که کمترین آن 100 گیگابایت است و ماهیانه معادل 2/79 دلار کانادا هزینه در بر دارد. همچنین می توانید گزینه های دیگر که فضای بیشتری را به شما اختصاص می دهند را خریداری کنید.
با این کار، حساب کاربری شما از اعضای معمولی به Google One ارتقاء یافته و امکانات بیشتری نیز به شما ارائه خواهد شد، که یکی از آنها امکان ارتباط با کارشناسان گوگل است.
در حال حاظر بیشترین فضایی که هر کاربر می تواند خریداری کند، 30 ترابایت است که با هزینه 419/99 دلار کانادا در ماه می توان از این فضا استفاده کرد.
اگر برای خریداری فضای گوگل درایو، حساب بانکی بین المللی ندارید، می توانید از شرکت های واسطه که کار نقل و انتقالات پول را انجام می دهند کمک بگیرید.

چه چیزهایی را می توان در Google Drive ذخیره کرد؟

همانطور که اشاره شد، هر نوع فایلی که روی گوشی یا کامپیوتر قابل ذخیره سازی باشد، در گوگل درایو نیز می توان ذخیره کرد. در حال حاظر بیش از 30 نوع فایل را می توان در فضای ابری گوگل ذخیره و مدیریت کرد.
عکس، فیلم، متن، صوت، فایل های گرافیکی، فایل های مایکروسافت آفیس، فایل های آدوب فوتوشاپ، فایل های نرم افزار Pages اپل، PDF، اتوکد اتودسک، فونت ها، مخاطبین سیم کارت و … از جمله فایل هایی هستند که، می توان برای ذخیره سازی آنها از سرویس گوگل درایو کمک گرفت.

معرفی ابزارهایی که در گوگل درایو موجود است

علاوه بر ابزاری که گوگل درایو برای دانلود، آپلود، و اشتراک گذاری اطلاعات فراهم کرده است. این سرویس با سرویس های دیگری مثل گوگل داکس، گوگل شیتس، گوگل اسلایدز و گوگل فوتوز در تعامل است تا کاربران به صورت آنلاین قادر به ویرایش فایل ها و اسناد خود باشند.
همانطور که می دانید سه سرویس داکس، شیتس و اسلایدز رقبای اصلی وورد، اکسل و پاورپوینت مایکروسافت هستند. این سرویس ها هر کدام سایت جداگانه خود را دارند، اما با گوگل درایو نیز در تعامل هستند و کاربر می تواند هم زمان از خدمات همه این سرویس ها بهرمند شود.
به جز سرویس های شرکت گوگل می توانید صدها برنامه کاربردی و سرویس دیگر را با گوگل درایو خود مرتبط سازید و به صورت مستقیم فایل های خود را از این برنامه ها آپلود کنید، یا اینکه با استفاده از این برنام ها، فایل های خود را ویرایش کنید. نحوه انجام این کار در بخش مربوط به «برنامه های شخص ثالث» شرح داده خواهد شد.

سرویس های یکپارچه گوگل درایو

پیش تر به سیستم های یک پارچه گوگل اشاره کردیم که چطور گوگل از طریق گوگل درایو دسترسی به سرویس های دیگرش را فراهم ساخته است. در اینجا به معرفی چند سیستم کاربردی گوگل می پردازیم.

Google Docs

این سرویس در واقع پاسخ گوگل به مایکروسافت وورد است. همانطور که می دانید Microsoft Word از محبوب ترین و کامل ترین نرم افزار های مدیریت متن است. گوگل داکس نیز با فراهم آوردن ابزار پیشرفته، تقریبا سرویسی همچو مایکروسافت وورد فراهم آورده که امکان تایپ، ویرایش، افکت گذاری، تغییر فونت، لینک دهی، اشتراک گذاری و … را فراهم آورده است. لازم به ذکر است که، بین این دو سرویس واژه پرداز گوگل و مایکروسافت، سازگاری کامل وجود دارد و اسنادی که توسط هر کدام ایجاد شده اند را می توان با نرم افزار شرکت رقیب مشاهده و ویرایش کرد.
بین این سرویس و گوگل درایو تعامل ایجاد شده و می توانید هر فایل متنی را به کمک گوگل داکس مشاهده و ویرایش کنید. حتی اگر توسط مایکروسافت ورد تهیه و ذخیره شده باشد.

Google Slides

سرویس گوگل اسلایدز، همه کارهایی را که می توانید با نرم افزار پاورپوینت مایکروسافت انجام دهید را فراهم آورده است. این سرویس نیز در تعامل با گوگل درایو بوده و به کاربران اجازه ایجاد و ویرایش اسلاید های زیبا جهت ارائه کنفرانس و … را می دهد. با استفاده از Google Slides می توانید، اسلاید های زیبا بسازید، نمودار و تصویر به آن بیافزایید، از پویا نمایی و قلم ها و فونت های مختلف استفاده کنید. این ابزار به صورت آنلاین در دسترس است و با هر دستگاهی می توانید به آن دسترسی داشته باشید.
با این ابزار گوگل می توانید فایل های پاورپوینت را مشاهده و ویرایش کنید و کاملا با این سرویس مایکروسافت سازگار است. همچنین به صورت هم زمان به صورت مشترک می توانید یک اسلاید را طراحی و اشتراک گذاری کنید.

Google Sheets

اگر با ابزار آفیس مایکروسافت سرو کار دارید احتمالا با نرم افزار Excel آشنا هستید. سرویس Google Sheets نیز همانند اکسل طراحی شده تا توسط آن بتوانید، داده های تان را درون جدول ها قرار دهید و با استفاده از نمودارهای رنگی و جذاب، به دسته بندی و تجزیه و تحلیل داده ها بپردازید.
این ابزار با Excel سازگار بوده و توسط آن می توانید به ویرایش و اشتراک گذاری این نوع فایل ها بپردازید. Google Sheets را می توان با رایانه یا تلفن همراه استفاده کرد و به صورت مشترک به صورت تیمی به ویرایش آن پرداخت.
ابزارهای دیگری نیز، توسط سرویس گوگل درایو در دسترس هستند که هر کدام کارایی خاص خود را دارند.

آموزش ساخت جیمیل و ثبت نام در گوگل درایو

ثبت نام در سرویس های گوگل و دسترسی به آنها بسیار ساده است. همینکه شما یک حساب جیمیل بسازید. در واقع بخش اصلی کار را انجام داده و کافیست حساب کاربری خود را روی دستگاه های مختلف تان مثل رایانه و گوشی همراه، همگام سازی “sync” کنید. سپس با استفاده از اپلیکیشن مخصوص هر سرویس یا مرورگر معروف گوگل کروم، به دنیای خدمات گوگل دسترسی داشته باشید.
در حال حاظر بسیاری از سرویس های گوگل برای کاربران ایرانی غیر فعال هستند، اما خوشبختانه امکان ساخت حساب جیمیل و استفاده از سرویس گوگل درایو وجود دارد.

ــ برای ساخت اکانت جیمیل به آدرس «https://accounts.google.com/signup» بروید.
ــ مطابق تصویر، کادر های مربوط به مشخصات خود را با اطلاعات صحیح پر کنید، تا در صورت فراموشی رمز عبور اکانت خود، قادر به بازیابی آن باشید.
ــ نام کاربری همان آدرس جیمیل شما خواهد بود، سعی کنید تا جای امکان، نامی انتخاب کنید که بعدها مجبور به تغییر آن نباشید.
ــ امکان دارد نام کاربری با نام و نام خانوادگی شما قبلا توسط کاربر دیگری ثبت شده باشد، بهتر است با افزودن عدد یا استفاده از پیشنهادات گوگل نام کاربری را انتخاب کنید که قبلا ثبت نشده باشد. در غیر این صورت با خطای گوگل مواجه خواهید شد.
ــ سعی کنید پسوردی را انتخاب کنید که هیچوقت فراموش نمی کنید. البته از انتخاب سال تولدتان پرهیز کنید، تا مورد سوء استفاده افراد سودجو قرار نگیرد. پسوردهایی که ترکیبی از حروف، عدد و سایر کاراکتر ها هستند معمولا قابل حدس زدن نیستند و مورد تایید گوگل قرار می گیرند.
ــ به یاد داشته باشید که در بخش نام کاربری و پسورد، نمی توانید بین حروف یا اعداد فاصله قرار دهید.
ــ همه فیلدها را که پر کردید روی گزینه بعدی کلیک کنید تا به مرحله بعدی بروید. پس از تکمیل اطلاعات و تایید قوانین گوگل حساب کاربری شما ایجاد خواهد شد و می توانید از سرویس های گوگل استفاده کنید.

برای دسترسی به گوگل درایو آدرس «https://drive.google.com/drive» ا در مرورگر خود وارد کنید و توسط حساب کاربری گوگل وارد شوید. اینک به راحتی می توانید، بدون ترس از حذف شدن یا لو رفتن اطلاعات، اقدام به آپلود فایل های خود کنید.
فراموش نکنید که به هیچ عنوان پسورد جیمیل خود را به کسی ندهید، یا در برنامه ای غیر مرتبط با گوگل وارد نکنید. با دانستن ایمیل و پسورد شما هر کسی می تواند وارد اکانت گوگل درایو شما شود، همه اطلاعات را ببیند و دانلود کند. از این رو در حفظ و نگهداری پسورد جیمیل خود مانند رمز کارت بانکی خود کوشا و حساس باشید.
نکته ای که لازم به اشاره است و بسیار مشاهده شده، برخی از کاربران برای آنکه رمزهای بسیاری را حفظ نکنند. برای هر بازی یا سرویس دیگری نیز با وارد کردن ایمیل خود، همان پسورد ایمل را به کار می برند، که بسیار کار اشتباهی است و به راحتی توسعه دهندگان این اپلیکیشن ها با دانستن آدرس و پسورد جیمیل شما، می توانند وارد اکانت شما شوند. سعی کنید پسورد جیمل خود را برای هیچ اکانت دیگری به کار نبرید.

آموزش استفاده از گوگل درایو از طریق مرورگر گوشی و کامپیوتر

گوگل کار را تا جای امکان ساده کرده است و از طریق مرورگر ها، امکان دسترسی به گوگل درایو و سرویس های دیگر را فراهم ساخته است. برای این کار کافیست مرورگر گوگل کروم را در گوشی یا رایانه خود نصب کنید و در همان صفحه نخست روی گزینه برنامه های گوگل که به صورت آیکون چهارخانه ای در گوشه بالا سمت راست است، کلیک کنید و از لیست باز شده، گوگل درایو را انتخاب کنید.
همچنین می توانید از آدرسی که در بندهای بالاتر ذکر شد، استفاده کرده و به سرویس گوگل درایو دست یابید. البته می توانید در سایر مرورگر ها نیز با وارد کردن آدرس یا استفاده از افزونه مخصوص گوگل درایو، به این سرویس دست یابید. اما ساده ترین راه مرورگر کروم است.
معمولا در گوشی های اندرویدی به صورت پیش فرض، مرورگر کروم نصب شده است. اما اگر این مرورگر را در گوشی خود ندارید، به راحتی و از طریق فروشگاه گوگل می توانید گوگل کروم را روی گوشی همراه خود نصب کنید.
در سیستم عامل های رایانه ای نیز به راحتی می توانید به سایت گوگل کروم رفته و نسخه سازگار با دستگاه و سیستم عامل خود را دانلود و اجرا کنید.
پس از ورود به Google Drive گزینه هایی برای مدیریت در اختیار خواهید داشت که به ترتیب توضیح داده خواهند شد.

– آیکون (+ «New»):

با استفاده از منوی کشویی (که آیکون + به همراه که کلمه جدید بر روی آن نوشته شده است)، می توانید پوشه بسازید یا آنکه فایلی را آپلود و دانلود کنید. همچنین می توانید در هر کدام از سرویس های داکس، شیتس و اسلایدز یک فایل جدید بسازید. همچنین با کلیک روی هر سرویس گوگل به صفحه مربوط به آن ارجاع داده می شوید.

– درایو من:

این گزینه به شما امکان دسترسی به فایل ها و محتویات اکانت شما را می دهد. فایل هایی که قبلا آپلود کرده اید را، می توانید از طریق گزینه درایو من، مشاهد و ویرایش کنید. همچنین این امکان را دارید تا بر روی هر فایل راست کلیک کرده و به منوی تنظیمات، امکانات ویرایشی،اشتراک گذاری یا حذف دسترسی داشته باشید. تقریبا هر عملیاتی که لازم داشته باشید در این منو وجود دارد. گزینه My Drive در واقع مخزن اصلی فایل های شما است.

– رایانه:

این گزینه نمای رایانه را فعال می کند. درست مثل رایانه شخصی تان که پوشه های تصاویر و اسناد از هم جدا هستند.

– به اشتراک گذاشته شده با من:

این گزینه فایل هایی را که از طرف دوستان، خانواده و همکاران تان با شما به اشتراک گذاشته شده را نمایش می دهد. از طریق این قابلیت می توانید، به انجام پروژه های گروهی بپردازید. لازم به یادآوری است که دوستان تان به سایر فایل هایی که در فضای ابری شما ذخیره است، دسترسی ندارند و تنها می توانند پروژه هایی را که از طرف شما به اشتراک گذاشته شده را ببینند.

– Google Photos:

این گزینه مستقیم شما را با سرویس گوگل فوتوز مرتبط می سازد و می توانید همه عکس ها و ویدئو های خود را مشاهده و مدیریت کنید.

– ستاره دار:

احتمالا فایل هایی دارید که مهم تر از بقیه باشند. از این رو می توانید از خاصیت برچسب گذاری یا ستاره دار کردن استفاده کنید. در بخش ستاره دار می توانید فایل ها یا پوشه های با اهمیت که قبلا برچسب گذاری کردید را مشاهده و مدیریت کنید.

– سطل زباله:

همه آنچه که حذف می کنید مستقیم به سطل زباله هدایت می شود و به صورت کامل از بین نمی روند. در صورت لزوم می توانید به سطل زباله مراجعه و فایل هایی را که اشتباهی حذف کرده اید را بازگردانی کنید.

– پشتیبان گیری:

همانطور که قبلا اشاره شد، می توانید انواع سرویس ها را به گوگل درایو متصل کنید و داده ها را مستقیما در فضای ابری گوگل آپلود کنید. یکی از این موارد، نرم افزار های پشتیبان گیری هستند، که توسط آنها می توان از هر داده ای نسخه پشتیبان تهیه کرد. از این بخش می توانید به نسخه های پشتیبان خود دسترسی داشته باشید و آنها را بازیابی کنید.

– حافظه:

در این بخش می توانید میزان حافظه مصرف شده و خالی را مشاهده یا اقدام به ارتقای فضا کنید. نحوه انجام این کار پیشتر توضیح داده شد.
می توانید در هر بخش فایل ها را دسته بندی و اقدام به پوشه سازی کنید. همانطور که در داخل رایانه خود اقدام به ساخت پوشه و مدیریت آن می کنید، در گوگل درایو نیز همه این امکانات را در اختیار دارید. نحوه کار با دستگاه های مختلف مشابه است و هر گونه تغییری برای همه دستگاه های مرتبط اعمال خواهد شد.

استفاده از Google Drive در دسکتاپ

شما می توانید کلاینت Google Drive را بر روی دسکتاپ خود نصب کنید، و از تمام مزایای آن بهرمند شوید. برای این کار وارد سرویس گوگل درایو خود شوید، در نوار بالایی، روی آیکون تنظیمات که به شکل چرخ دنده است، کلیک کنید تا منوی جدیدی باز شود. حالا با انتخاب گزینه “backup backup and sync for Windows” به صفحه دانلود هدایت می شوید.
در این صفحه با دو گزینه شخصی و تجاری روبرو می شوید. بنا به نیازتان هر کدام را که مایلید دانلود کنید. همچنین باید با توجه به سیستم عامل و دستگاهی که استفاده می کنید اپلیکیشن را انتخاب و دانلود کنید. در بخش پایین صفحه، لینک فروشگاه گوگل و اپل را مشاهده می کنید که نسخه سازگار با گوشی همراه خود را می توانید از این طریق دانلود کنید. پس از نصب و همگام سازی برنامه، همه آنچه که در گوگل درایو خود دارید را از درون برنامه Google Drive می توانید مشاهده و ویرایش کنید.
نحوه کار با این برنامه نیز همانند نسخه مرورگر کروم است و لازم به توضیح مراحل و گزینه های موجود نیست.
مزیت نصب برنامه گوگل درایو نسبت به نسخه آنلاین آن این است که، هر پوشه یا فایلی که بخواهید را می توانید انتخاب و پس از بارگزاری در رایانه، به صورت آفلاین ویرایش کنید. پس از اتصال دوباره به اینترنت به صورت خودکار همگام سازی خواهد شد. البته می توانید گزینه همگام سازی را خاموش کنید و هر زمان بخواهید روشن کنید.

استفاده از اپلیکیشن گوگل درایو در تلفن همراه

با اینکه در سال های اخیر حافظه داخلی گوشی های همراه، ظرفیت بیشتری پیدا کرده اند. اما با توجه به کیفیت بالای دوربین گوشی ها که تصاویر حجم زیادی را اشغال می کنند، نیاز به استفاده از فضای ابری احساس می شود. از طرفی گوشی های هوشمند آنقدر هم برای نگهداری اطلاعات امن نیستند و بسیار پیش آمده که کاربران داده های خود را بر حسب اتفاق از دست داده اند. از این رو ذخیره سازی فایل های مهم مثل تصاویر و ویدئو ها در یک فضای ابری کار بسیار معقولی است.
همانطور که پیشتر گفته شد، با یک حساب گوگل می توانید از هر دستگاهی به گوگل درایو دسترسی داشته باشید. به این ترتیب کافیست تا حساب جیمیل خود را در گوشی هوشمند همگام سازی کنید تا به 15 گیگ فضای ذخیره سازی گوگل دسترسی داشته باشید.
در تلفن همراه همانند رایانه، از دو گزینه مرورگر کروم و اپلیکیشن نصبی Google Drive می توان استفاده کرد. تقریبا مراحل کار یکسان هستند و همگام سازی با سرویس اصلی به صورت آنلاین می باشد.
با نصب اپلیکیشن گوگل درایو و گوگل فوتوز، می توانید به راحتی از هر فایلی که در گوشی دارید، نسخه پشتیبان تهیه کنید و بدون هیچ ترسی از حذف یا گم شدن گوشی از این سرویس استفاده کنید.
در گوشی های اندرویدی به صورت پیش فرض این سرویس ها نصب هستند. اگر به هر دلیلی آنها را حذف کرده اید، می توانید از طریق فروشگاه Google Play آنها را دریافت کنید. کاربران آیفون هم می توانند از طریق فروشگاه مجاز این پلتفرم، اقدام به دریافت و نصب برنامه های یاد شده کنند. روال کار تقریبا در هر دو سیستم مشابه است.
با ورود به گوگل درایو یا Google Photos می توانید همه کارهایی را که در نسخه دسکتاپ، قادر به انجام آنها بودید را انجام دهید. آپلود، دانلود، اشتراک گذاری، افزودن یا حذف فایل و پوشه از جمله کارهایی است که می توانید در نسخه موبایلی گوگل درایو انجام دهید.
با استفاده از منوی سه نقطه که در بالا وجود دارد، انواع عملیات مدیریتی را می شود انجام داد. همچنین با ضربه زدن روی هر فایل می توانید گزینه های بیشتری در اختیار داشته باشید.

برنامه های شخص ثالث گوگل درایو

یکی از مهم ترین مزیت های گوگل درایو این است که، به جز سرویس های یکپارچه ای که دارد، می توان آنرا با برنامه های شخص ثالث نیز همگام سازی کرد. نحوه این کار بسیار ساده است و تنها با چند کلیک قادر هستید، تا هر برنامه ای که لازم دارید را به این سرویس بیافزایید و از آن استفاده کنید.
برای افزودن برنامه های شخص ثالث به این ترتیب عمل کنید:
ــ در صفحه اصلی گوگل درایو، روی آیکون (+ «New») کلیک کنید و گزینه «بیشتر» را که در پایین منوی کشویی قرار دارد را انتخاب کنید.
ــ در منوی جدید باز شده نیز، آخرین گزینه اتصال به برنامه های بیشتر «Connect More Apps» را انتخاب کنید.
ــ در این مرحله پنجره جدیدی باز می شود که در آن انواع سرویس های شخص ثالث لیست شده اند. می توانید از طریق کادر جستجو گزینه مورد نظر را بیابید و روی گزینه اتصال «Connect» کلیک کنید. به همین سادگی سرویس مورد نظر به گوگل درایو شما متصل می شود و می توانید از آن استفاده کنید.

برای ویرایش یا ایجاد هر نوع فایل تصویری، صوتی، متنی، گرافیکی و … چندین سرویس وجود دارند، که می شود بین آنها و گوگل درایو اتصال ایجاد کرد. پس از آن، ابزار مورد نظر در لیست ابزارهای شما وجود دارد و هر زمان بخواهید می توانید از آن استفاده کنید.
در اینجا چند برنامه برای مدیریت بهتر فایل ها در گوگل درایو را معرفی می کنیم:

ZIP Extractor:

از این ابزار می توانید برای استخراج فایل های فشرده از حالت zip استفاده کنید. همچنین قابلیت های دیگری نیز برای فشرده سازی یا رمز گذاری در اختیارتان قرار می دهد. گاهی پیش می آید که نیاز دارید تا فایل های بزرگ را فشرده و به چند قسمت تقسیم کنید تا ساده تر آنها را روی گوگل درایو آپلود کنید. پس از آپلود فایل به کمک ZIP Extractor می توانید فایل ها را از حالت فشرده خارج کنید.

PDF Mergy:

اگرچه سرویس گوگل درایو به صورت پیش فرض فایل های PDF را پشتیبانی می کند. اما ابزار PDF Mergy چیزی فراتر از خواندن یک فابل PDF را میسر می سازد. با این سرویس می توانید به ویرایش PDF بپردازید و یا چند فایل PDF را تنها با کشیدن و رها کردن تلفیق نموده و یکپارچه سازید. این ابزار امکانات بسیاری را در اختیار کاربران می گذارد.

Office Online:

اگرچه گوگل برای هر سرویس مایکروسافت آفیس، یک جایگزین مناسب طراحی کرده اما اگر از آن دسته کاربران سخت گیر هستید، می توانید Office Online را به سرویس های گوگل درایو خود متصل کرده و از این پس فایل های خود را با این برنامه مشاهده و مدیریت کنید. قطعا این ابزار کارآمد خواهد بود!

چطور در گوگل درایو یک فایل را به اشتراک بگذاریم؟

وارد منوی My Drive شوید و روی هر فایلی که می خواهید اشتراک گذاری کنید، راست کلیک کنید. منویی با چندین گزینه باز می شود، به دو طریق می توانید فایل را اشتراک گذاری کنید.
اول از طریق هم رسانی «Share» و دوم از طریق دریافت لینک اشتراک گذاری. اگر از روش هم رسانی استفاده کنید، می بایست آدرس ایمیل شخص دریافت کننده را وارد کنید. در غیر این صورت می توانید از گزینه دریافت لینک اشتراک گذاری، استفاده کرده و آنرا از طریق شبکه های اجتماعی یا هر سرویس مسنجر دیگری، برای شخص دریافت کننده ارسال کنید. دریافت کننده لینک می تواند با کلیک روی آن اقدام به دانلود و ذخیره سازی فایل مورد نظر کند.
این ویژگی امکان اشتراک گذاری با کاربرانی که سرویس گوگل درایو ندارند را نیز ممکن ساخته است.
همچنین با راست کلیک کردن روی هر فایل یا پوشه می توانید، آنرا در دستگاه خودتان بارگیری کنید، آنرا تغییر نام دهید، با ابزار های دلخواه آنرا مشاهده و ویرایش کنید، اعمالی مثل ستاره دار کردن، انتقال به پوشه، حذف و … را از طریق همین منوی راست کلیک در اختیار خواهید داشت.

چطور به دیگران اجازه ویرایش فایل در گوگل درایو بدهیم؟

این گزینه مربوط به همان کارهای تیمی می شود، که می توان از طریق گوگل درایو به صورت مشترک روی یک فایل کار کرد.
روال کار مشابه همان اشتراک گذاری فایل است که در بالا ذکر شد. با این تفاوت که در مرحله ایجاد لینک یا وارد کردن آدرس جیمیل دریافت کننده، باید سطح دسترسی ها مشخص شود.
در جلوی لینک اشتراک گذاری یا کادر وارد کردن آدرس ایمیل دریافت کننده، گزینه تنظیمات اشتراک گذاری ««Sharing Setting» وجود دارد. روی آن کلیک کنید، از لیست باز شده گزینه اول که نوشته شده «می تواند سازماندهی کند، اضافه و ویرایش کند» (Edit Access) را انتخاب و سپس لینک را ارسال کنید. با این کار به شخص دریافت کننده، اجازه ویرایش محتوای فایل را داده اید.
اما اگر گزینه «فقط مشاهده کند» (View Access) را انتخاب کنید، شخص نمی تواند به جز مشاهده، هیچگونه دخل و تصرفی روی فایل انجام دهد.
همچنین گزینه ای نیز برای قطع دسترسی ها به فایل اشتراک گذاری شده وجود دارد. بنا به هر دلیلی اگر می خواهید دیگر کسی نتواند فایل اشتراک گذاری شده توسط شما را ببینید، می بایست روی فایل مورد نظر کلیک کنید و گزینه اشتراک گذاری را انتخاب نموده، سپس در قسمت دسترسی ها از لیست موجود، گزینه خاموش را انتخاب کنید. به این ترتیب دیگر کسی نمی تواند از طریق لینک قبلی فایل را مشاهده یا ویرایش کند.

چطور فایل حذف شده از گوگل درایو را بازگردانی کنیم؟

اگر فایلی را از گوگل درایو خود حذف کرده اید، جای هیچ نگرانی نیست و می توانید آنرا بازیابی کنید. برای این کار باید به سطل زباله گوگل درایو بروید و همه فایل هایی که حذف کرده اید را در آنجا مشاهده خواهید کرد.
برای بازگردانی فایل، روی آن راست کلیک کرده و گزینه بازگردانی «Restore» را انتخاب کنید. با این کار فایل مورد نظر به همان پوشه ای که از آنجا حذف شده بازگردانی می شود.
اگر مطمئن هستید که دیگر فایلی را نیاز ندارید و می خواهید کاملا از حافظه درایو شما پاک شود، پس از راست کلیک روی فایل می توانید گزینه Delete Forever را انتخاب کنید تا برای همیشه پاک شود.

 

کارهای فوق‌العاده‌ای که می‌توانید با گوگل درایو انجام دهید

ذخیره‌ی سریع اطلاعات در گوگل درایو

۱. با Google Drive app اندروید می‌توانید اسناد و رسیدها را به‌صورت مستقیم اسکن کنید. فقط لازم است برنامه را بازکنید و روی به‌علاوه (+) در گوشه‌ی پایین سمت راست ضربه بزنید و گزینه‌ی Scan را انتخاب کنید. همچنین، می‌توانید قابلیت اسکن را با درگ‌کردن، به صفحه‌ی اصلی نمایش انتقال دهید تا دسترسی سریع‌تری به آن داشته باشید. بدین‌ترتیب، گوگل درایو تصویر اسکن‌شده را با فرمت PDF ذخیره و امکان جست‌وجو را برای محتوای متن آن فراهم می‌کند. البته، این گزینه در‌حال‌حاضر برای درایو iOS اجراشدنی نیست.

۲. با استفاده از افزونه‌ی رسمی Save to Google Drive می‌توانید تمام آیتم‌های مربوط به صفحات وب مانند تصویر یا فایل یا اسکرین‌شات را ذخیره کنید. بدین‌ترتیب، با راست‌کلیک روی هر هایپرلینک، می‌توانید محتوای آن را در فضای درایو ذخیره کنید.

ویرایش فایل‌ها و تغییر فرمت‌ها گوگل درایو

۳. قابلیت دیگری وجود دارد که برای اصلاح فایل‌های PDF به‌کار می‌رود. روی نام فایل پی‌دی‌اف در وب‌سایت درایو راست‌کلیک و گزینه‌ی Open with را از پنجره‌ی بازشده انتخاب کنید. با انتخاب Google Docs از فهرست پیش رو، فایل PDF خود را به فایل متنی و ویرایش‌کردنی تبدیل می‌کنید.

۴. برای هایلات، اضافه‌کردن یادداشت، حاشیه‌نویسی یا انواع ویرایش‌های دیگر می‌توانید DocHub app را به حساب کاربری گوگل خود اضافه کنید. این برنامه به شما اجازه می‌دهد فایل PDF خود را به‌صورت مستقیم از درایو باز و سپس با استفاده از این سرویس، آن را ویرایش کنید. پس از اتمام کار، می‌توانید فایل را در درایو یا رایانه‌ی خود ذخیره کنید. استفاده از موارد معمول برنامه‌ی DocHub رایگان است؛ اما برخی از امکانات آن به پرداخت هزینه‌ی اشتراک ماهانه‌ی پنج‌دلاری نیاز دارد.

۵. ممکن است بخواهید فایل PDF‌ خود را به فرمت تصویری JPG دربیاورید یا فایل صوتی خود را از فرمت WAV به MP3 تغییر دهید. شاید هم بخواهید فایل تصویری با فرمت TIF را به BMP یا هر فرمت دیگری تبدیل کنید. برنامه‌ی CloudConvert app با اتصال به حساب کاربری گوگل، این امکان را فراهم می‌کند که با چند کلیک و استفاده از منو Open with به مقصود خود برسید. استفاده از این سرویس تا ۲۵ دقیقه در روز رایگان است و حداکثر حجم رایگان تبدیل‌کردنی در آن یک گیگابایت است.

۶. درایو به شما اجازه می‌دهد فایل‌های آفیس را بدون نیاز به هیچ نرم‌افزار خاص یا عملیات فانتزی ویرایش کنید. کافی‌ است فایل ورد یا اکسل یا پاورپوینت خود را داخل وب‌سایت درایو درگ کنید. از گوشه‌ی پایین سمت راست روی نام فایل کلیک کنید تا فایل شما آپلود شود. در چند ثانیه فایل شما در حالت قابل‌ویرایش باز خواهد شد.

۷. چنانچه ترجیح می‌دهید کارهای خود را به‌جای آفیس در Docs انجام دهید، کافی است روی چرخ‌دنده‌ی سمت راست بالای صفحه کلیک کنید. ابتدا گزینه‌ی Settings و سپس Convert uploaded files to Google Docs editor format را انتخاب کنید. در مرحله‌ی بعد، فایل‌هایی مانند ورد یا اکسل یا پاورپوینت را داخل درایو درگ کنید. سرویس درایو فایل آفیس شما را با حفظ Compatibility Mode به Google Docs تبدیل می‌کند.

۸. در گوگل درایو، آن دسته از فایل‌هایی که ازنظر امنیتی حساس هستند، می‌توانید با رمزگذاری بارگذاری کنید تا برای دسترسی بعدی به رمزعبور احتیاج داشته باشید. اجرای چنین ترفندی با نصب برنامه‌ی رایگان Secure File Encryption Drive add-on امکان‌پذیر است. مراحل تأیید برنامه را دنبال کنید. برای بارگذاری فایل دلخواه روی دکمه‌ی New در گوشه‌ی سمت راست کلیک کرده و گزینه‌ی More و سپس Secure File Encryption را انتخاب کنید.

سازمان‌دهی پیشرفته گوگل درایو

۹. Google Docs به شما این امکان را می‌دهد نسخه‌های مختلف سند را بررسی و درصورت نیاز، آن را به حالت اول بازیابی کنید. برای مثال، می‌توانید به فایل PDF در حالت‌های مختلف تصویر، آرشیو، فایل صوتی یا هر نوع فرمت دیگری دسترسی پیدا کنید و درنهایت، به حالت اول برگردانید. برای شروع روی فایل داخل Drive‌ راست‌کلیک و گزینه‌ی Manage versions را انتخاب کنید. روی گزینه‌ی Upload New Version کلیک و نسخه‌ی جدید از فایل مدنظر را آپلود کنید. این فرایند را به دفعات زیاد می‌توانید تکرار کنید. درپایان، در رابط اصلی درایو فقط یک فایل نشان داده خواهد شد؛ اما با راست‌کلیک و انتخاب گزینه‌ی Manage versions می‌توانید تمام نسخه‌های مختلف ایجاد شده را مشاهده و دانلود کنید.

۱۰. گوگل درایو می‌تواند پوشه‌های شما را به‌صورت رنگ‌های مختلف نمایش دهد تا با یک نگاه به‌آسانی بتوانید آن‌ها را شناسایی کنید. کافی است روی هر پوشه راست‌کلیک و گزینه‌ی Change color را انتخاب کنید.

۱۱. در موارد قبل گفتیم درایو امکان جست‌وجوی داخل متنی در فایل‌های PDF را به شما می‌دهد. حال‌آنکه در فضای گوگل درایو امکان جست‌وجوی تصاویر ازطریق کلیدواژه‌ها هم وجود دارد. کافی است هرآنچه می‌خواهید در کادر جست‌وجوی بالای وب‌سایت تایپ کنید. برای مثال، واژگانی مانند غروب خورشید یا رایانه یا حتی رنگ خاصی مانند آبی را در نظر بگیرید. سپس، روی فلش رو به پایین داخل کادر جست‌وجو کلیک و در قسمت Type گزینه‌ی Photos & images را انتخاب کنید. گوگل درایو تمام تصاویر شامل موارد تایپ‌شده را پیدا خواهد کرد.

۱۲. فضای ذخیره‌سازی سیستم شما تمام شده است؟ به گوگل درایو اجازه دهید بزرگ‌ترین فایل‌های شما را شناسایی کند؛ بنابراین، متوجه خواهید شد کدام برنامه‌ها حجم فضای سیستم را پر کرده‌اند. روی گزینه‌ی Storage در سمت چپ صفحه کلیک کنید. در پنجره‌ی بازشده کل فضای خالی شما برای ذخیره‌سازی نمایش داده خواهد شد. مطمئن شوید فلش کنار Storage used رو به پایین باشد و اگر این‌طور نیست، روی آن کلیک کنید تا تغییر جهت دهد. درنهایت، تمام فایل‌های درایو شما به‌ترتیب اندازه از بزرگ به کوچک نمایش داده خواهند شد.

اشتراک‌گذاری هوشمند‌تر گوگل درایو

۱۳. چنانچه حساب G Suite دارید، می‌توانید فضای گوگل درایو خود را به‌مدت محدود دردسترس شخص دیگری قرار دهید. روی فایلی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید، راست‌کلیک و گزینه‌ی Share را انتخاب کنید. سپس، نام یا آدرس ایمیل شخص مدنظر را وارد و روی دکمه‌ی Send کلیک کنید. پس از اتمام کار، دوباره به روند قبل برگردید و این‌بار روی گزینه‌ی Advanced کلیک کنید. در این بخش، تایمر را درکنار نام شخصی که فایل را با او به‌اشتراک گذاشته‌اید، مشاهده خواهید کرد. روی آن کلیک کنید. می‌توانید تاریخ پایان دسترسی را در این قسمت مشخص کنید. درنهایت، مطمئن شوید روی دکمه‌ی Save changes کلیک کنید.

۱۴. فکس با همه‌ی قدیمی‌بودنش بازهم در دنیای دیجیتال امروز کاربرد دارد. با‌این‌حال، وقتی با گوگل درایو می‌توانید فکس خود را مستقیما ارسال کنید، دیگر به نگه‌داری از دستگاه فکس قدیمی نیازی نیست. در این میان، افزونه‌ی شخص ثالثی به‌نام HelloFax در فکس اسناد کمک‌حال شما خواهد بود. برای شروع روی دکمه‌ی New در قسمت گوشه‌ی بالای سمت چپ کلیک و گزینه‌ی More‌ و سپس Connect more apps را انتخاب کنید. از پنجره‌ی بازشده HelloFax را جست‌وجو و درادامه روی دکمه‌ی سبزرنگ Connect‌ کلیک کنید تا ارتباط با سرویس مجاز برقرار شود. اکنون آماده‌ی ارسال فکس هستید. کافی است روی سند مدنظر راست‌کلیک و گزینه‌ی Open with و سپس HelloFax را انتخاب کنید. در مرحله‌ی بعد، اطلاعات فکس مقصد را وارد خواهید کرد. اگر فکس ارسالی شما کمتر از پنج فکس در ماه باشد، می‌توانید به‌‌رایگان از این برنامه استفاده کنید. درصورت استفاده از برنامه‌ی پولی امکان دریافت فکس به‌صورت فرمت PDF را هم خواهید داشت.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

درایو بسیاری از کارها را به خوبی انجام می‌دهد،اما قطعا مشکلاتی دارد. در اینجا مجموعه‌ای از رایج ترین چالش‌های Drive ،همراه با برخی از راه حل‌های ساده برای غلبه بر آنها، گردآوری شده است.

درایو بسیاری از کارها را به خوبی انجام می‌دهد، اما قطعا مشکلاتی دارد. در اینجا مجموعه‌ای از رایج ترین چالش‌های Drive، همراه با برخی از راه حل‌های ساده برای غلبه بر آنها، گردآوری شده است.

در دنیای واقعی، سرویس‌های ابری همیشه خیلی ساده نیستند. با استفاده از Google Drive ، به طور خاص ، خواه در حال ذخیره سازی و مدیریت دارایی‌های چندرسانه‌ای باشید و یا با داکیومنت‌ها و صفحات گسترده(spreadsheets) سر و کار داشته باشید، این احتمال وجود دارد که در این راه به نوعی کلاهبرداری برخورد کنید.

درایو بسیاری از کارها را به خوبی انجام می‌دهد،اما قطعا مشکلاتی دارد. من در طول سال‌ها این موضوع را شنیده‌ام- و حالا، مجموعه‌ای از رایج ترین چالش‌های Drive را که با آنها روبرو شده‌ام ، همراه با برخی از راه حل‌های ساده برای غلبه بر آنها، گردآوری کرده‌ام.
این راه حل‌ها را بخوانید،به هر چیزی که به عنوان مرجع در آینده، مناسب به نظر می‌رسد مراجعه کنید و آماده باشید تا نگرانی‌های مربوط به ابر خود را برطرف کنید.

 Google Drive: دانلود‌های دشوار

برای چیزی که در درجه اول یک سرویس ذخیره سازی است ،شاید تصور کنید انتقال فایل‌ها با Drive که یک کار اصلی است، بدون دردسر باشد.اما متأسفانه، Drive تا حدی در دانلودها با مشکلات زیادی روبروست – حداقل زمانی که بیش از یک پرونده درگیر باشد.

هنگامی که چندین فایل را در وب سایت Drive انتخاب می‌کنید و سپس سعی می‌کنید همه آنها را بطور همزمان بارگیری کنید ، سایت فایل‌ها را در یک فایل zip فشرده می‌کند- و اغلب اوقات ، مدت زمانی طول می‌کشد تا آن فرآیند را تمام کرده و دانلود حقیقی شما را آغاز کند. این یک تجربه غالباً ناامیدکننده است ،زمانی که می‌خواهید برخی موارد را ذخیره کنید و ادامه دهید و این چیزی نیست که بتوان با آن کنار آمد.

شما درمورد خود این فرآیند نمی‌توانید کار زیادی انجام دهید، اما می‌توانید به طور کلی از سایت دوری کنید و پرونده‌ها را به روشی ساده‌تر ، سریع تر و قابل اطمینان تر منتقل کنید. شما چند گزینه مختلف دارید، که همه آن‌ها مشکل درایو را نمایان می‌کنند.
اگر از سیستم عامل Chrome استفاده می‌کنید، عملکرد موردنظر شما دقیقاً در Chromebook شما تعبیه شده است: کافیست برنامه Files سیستم را باز کنید، بخش Google Drive را در منوی سمت چپ پیدا کرده و پوشه‌ها یا فایل‌ها را از محل ذخیره محلی به آنجا بکشید و رها کنید.

در Windows یا Mac،ابتدا برنامه رسمی پشتیبان گیری و همگام سازی Google ‪(Backup and Sync)‬ یا گزینه File Stream تیمی را برای محیط‌های سازمانی مدیریت شده انتخاب کنید. سپس می‌توانید برنامه را تنظیم کنید تا هر پوشه‌ای از فضای ذخیره سازی Drive شما با حافظه رایانه شما همگام سازی شود – بنابراین یک پوشه در رایانه شما اساساً آینه برای پوشه معادل آن در Drive می‌شود. هر چیزی که در آن ذخیره یا به آن درگ کنید به طور خودکار در Drive آپلود می‌شود و پوشه محلی و پوشه Drive همیشه یکسان خواهند بود.

و درنهایت ، می‌توانید با استفاده از یک برنامه FTP وارد حساب Drive خود شوید و سپس فایلها را بدون هیچ رابط آزار دهنده یا وقت گیری مستقیماً بین آن و کامپیوترتان بکشید و رها کنید. اگر برای شما خیلی پیچیده یا گیج‌کننده به نظر می رسد ، پس احتمالاً چیزی نیست که به آن نیاز داشته باشید. اما اگر در بخشهای دیگر زندگی خود از FTP استفاده می‌کنید، برنامه خاصی که می‌توانید از آن استفاده کنید یک سرویس گیرنده FTP رایگان و منبع باز به نام Cyberduck است.

هم برای ویندوز و هم برای Mac در دسترس است (و واقعا هیچ نیازی به آن در سیستم‌عامل کروم وجود ندارد، زیرا همان قابلیت در سیستم مدیریت فایل آن سیستم عامل تعبیه شده است).

پس از نصب برنامه ، روی دکمه Open Connection کلیک کنید ، “Google Drive” را از منوی کشویی در بالای جعبه اتصال انتخاب کنید ، سپس روی Connect کلیک کنید. صفحه ای در مرورگر شما ظاهر می‌شود که از شما می‌خواهد به برنامه اجازه دهید به فضای ذخیره سازی Drive تان دسترسی پیدا کند، پس از آن کد ویژه ای به شما داده می‌شود که باید آن را در درخواستی که منتظر آن است وارد کنید.

پس از انجام این کار، یک نمای فایل مانند سیستم ذخیره سازی Drive در مقابل خود خواهید داشت- و می‌توانید هر چیزی را از رایانه خود درون آن یا هر چیزی از آن را در یک پوشه رایانه محلی بکشید و رها کنید.
در صورت نیاز به اتصال به هر یک از سرویس ها ، Cyberduck می‌تواند همان کار را با Dropbox و OneDrive نیز انجام دهد.

 Google Drive: مشکل آفیس

در مورد شما نمی دانم ، اما من تمایل دارم تعداد زیادی فایل Word را که به من ارسال شده است دریافت کنم. و از آنجایی که مدتها پیش برنامه‌های Office مایکروسافت را برای همه نوشتن های خود به Google Docs تغییر وضعیت دادم ، معمولاً آن پرونده‌ها را به وب سایت Drive می‌کشانم تا آنها را باز کرده و در محیط مورد نظر خود هر کاری را که لازم است انجام دهم.

برای سالها، Drive به یک سیستم متصل به Chrome به نام Office Compatibility Mode متکی بود تا این امکان را فراهم کند. این یک رابط است که در آن می‌توانید ویرایش‌های اساسی را روی پرونده های Office مشاهده و انجام دهید اما در آن بیشتر ویژگی های پیشرفته پردازش کلمه – از جمله اظهار نظر – وجود ندارد. و صادقانه بگویم، استفاده از آن به نوعی آزار دهنده است.

در واقع گزینه بسیار بهتری وجود دارد – یکی از این گزینه‌ها سیستم حالت سازگاری است. از اواسط سال 2019 ، Drive از ویرایش فایل بومی Microsoft Office در رابط استاندارد ، در نسخه کامل Google Docs و بدون نیاز به هیچگونه تبدیل یا راه اندازی کمکی پشتیبانی کرده است.

اگر همچنان هنگام درگ فایلهای Office به وب سایت Drive ، همان حالت سازگاری قدیمی را مشاهده می‌کنید ، تمام کاری که باید انجام دهید این است که پسوند Office Editing را از مرورگر خود حذف کنید – با باز کردن صفحه فروشگاه وب Chrome و بر روی دکمه حذف از Chrome کلیک کنید و اگر وب سایت Drive را از قبل باز کرده اید دوباره آن را ریفرش کنید.
دفعه بعد که یک فایل Office را به سایت درگ کنید ، Drive به طور خودکار آن را در ویرایشگری باز می‌کند که دقیقاً همانند ویرایشگر Docs معمولی به نظر می‌رسد و کار می‌کند، فقط با یک “.DOCX” آبی رنگ در کنار نام فایل ، به شما اطلاع می‌دهد که از قالب Word استفاده می‌کنید.

این فایل در تمام ویرایشهایی که انجام می دهید در فرمت اصلی خود باقی خواهد ماند. اگر پس از ویرایش برای ارسال مجدد آن به شخصی نیاز به اکسپورت کردن آن دارید، می‌توانید آن را از Drive یا مستقیم از رابط ویرایش Docs بارگیری یا به اشتراک بگذارید. (در اینجا ما به طور خاص در مورد اسناد صحبت کرده ایم ، همه این موارد در فایل‌های اکسل و پاورپوینت نیز صادق هستند.)

مورد آخر جهت بررسی: Drive یک گزینه در تنظیمات خود دارد (که می توانید با کلیک روی آیکون چرخ دنده در گوشه سمت راست و بالای سایت Drive پیدا کنید و سپس انتخاب کنید) که به طور خودکار همه اسناد آپلود شده را به فرمت ویرایش docs تبدیل می‌کند. این گزینه معمولا به طور پیش فرض فعال نیست، اما اگر می‌خواهید مطمئن شوید که هر پرونده Word در قالب Word باقی مانده است ، همانطور که در بالا توضیح داده شد ، ممکن است بخواهید سریع نگاهی بیندازید و تأیید کنید که آن گزینه در حساب شما غیرفعال شده است.

 Google Drive: چالش‌های تبدیل

در رابطه با فرمت‌های فایل‌ها ، آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که فایلی در Drive خود دارید و آرزو کنید که راهی داشته باشید تا آن را به نوع دیگر تبدیل کنید؟ این که سندی است که میبایست به PDF تبدیل کنید، یک PNG لازم است که به JPG تبدیل شود ، یا WAV ای که می‌خواهید به عنوان MP3 ذخیره شود.

با این حال لزومی ندارد که چنین باشد. اول از همه، اگر تبدیل مورد نیاز شما حول هر نوع فایل متنی استاندارد باشد – PDF، RTF، docx، TXT، یا حتی HTML یا EPUB – شما می‌توانید به طور مستقیم تبدیلات را در درون docs انجام دهید. فقط فایل را در docs باز کنید (اگر پیش از این آیکون docs در کنار نام آن وجود دارد روی آن کلیک کنید و یا روی آن کلیک راست کرده و گزینه “Open with” و سپس “Google Docs” را انتخاب کند.)

حال اگر فایل مورد نظ شما PDF باشد، به صورت خودکار به یک فایل متنی ساده تبدیل می‌شود.اگر فایل شما نوع دیگری باشد، می توانید روی “File” و سپس “Download” کلیک کنید تا گزینه‌هایی برای ذخیره آن به فرمت جایگزین پیدا کنید.

اما اگر با چیزی فراتر از یک فایل متنی ساده سر و کار داشته باشید ، چه می‌کنید؟ پاسخ در یک افزودنی بسیار مفید Google Drive نهفته است که CloudConvert نامیده می‌شود. صفحه افزودنی را در Google Workspace Marketplace باز کنید ، برای نصب آن روی گزینه نصب کلیک کنید و مراحل را برای اضافه کردن آن به حساب خود دنبال کنید.
برخی هشدارها در مورد سطح دسترسی به این سرویس را مشاهده خواهید کرد ، اما نگران نباشید: اول از همه، CloudConvert تنها به فایل‌های Drive که شما صریحاً به آن ارسال می‌کنید یا با آن ایجاد می‌کنید ، دسترسی خواهد داشت ، نه به کل فضای ذخیره سازی Drive شما، و دوم اینکه، طبق سیاست حفظ حریم خصوصی شرکت، هرگز داده‌های فایل‌های بارگذاری شده را نمی‌خواند یا جمع آوری نمی‌کند یا هیچ کار مشکوکی را با اطلاعات شما انجام نمی‌دهد.( این شرکت با فروش اشتراک درآمد خود را بدست می آورد ، البته زمانی که پیش بینی انجام بیش از 25 تبدیل فایل در روز را نداشته باشید ، برای استفاده از آن نیازی به پرداخت هزینه نیست).
بعد از اینکه آن را اضافه کردید ، می‌توانید روی هر پرونده موجود در Drive کلیک راست کرده و سپس “Open with” و سپس “CloudConvert” را انتخاب کنید تا قالب جدیدی را انتخاب کنید و تبدیل انجام شود. فایل نهایی به محض اتمام در حافظه Drive شما ذخیره می‌شود.

Google Drive: همگام سازی تلفن همراه

سیستم های همگام سازی Drive که در مورد آنها صحبت کردیم ، در محیط دسک تاپ عالی هستند – اما وقتی از تلفن خود از Drive استفاده می‌کنید ، گزینه‌های شما بسیار محدودتر است.
البته، می‌توانید از اپلیکیشن Drive در حالت “قابل دسترس درحالت آفلاین” استفاده کنید-که می‌توانید با ضربه زدن به آیکون منوی سه نقطه در کنار هر فایل جداگانه آن‌را پیدا کنید-اگر لازم باشد فایل‌های دیسک‌گردان مشخصی را در دستگاه خود نگه دارید، حتی زمانی که آنلاین نیستید.اگر می‌خواهید فایل‌ها را در هر دو حالت همگام سازی کنید یا فایلی در خارج از Drive خود برای استفاده در دسترس دارید ، برنامه رسمی هیچ کمکی نخواهد کرد.

در اندروید، یک app به نام Autosync برای گوگل درایو این خلاء را پر می‌کند. به دلایل زیر در واقع یکی از بهترین برنامه مدیریت پرونده Android در بین گزینه های مورد نظر من است: ایجاد جفت پوشه که به طور مداوم بین فضای ذخیره سازی Drive و تلفن شما همگام سازی می شود (در هر دو جهت ، فقط در یک جهت ، یا حتی در ترتیب بارگذاری و سپس حذف). کافیست تنها پوشه محلی و پوشه Drive را که می‌خواهید استفاده کنید و پارامترهای مناسب را انتخاب کرده و سپس بنشینید و اجازه دهید برنامه با گذشت زمان در پس زمینه کار خود را انجام دهد.

استفاده از Autosync برای جفت شدن یک پوشه و با فایل‌های 10 مگابایتی یا کوچکتر رایگان است. شما می‌توانید این محدودیت‌ها را حذف کرده و مشخصه‌های پیشرفته دیگر را با پرداخت ۵ دلار در برنامه، باز کنید.

 Google Drive: دسترسی سریع

پنل دسترسی سریع Drive، به این منظور است که سریعتر مواردی را که اخیراً به آنها دسترسی پیدا کرده‌اید یا Google به دلایلی فکر می‌کند احتمالاً شما به دنبال آن خواهید بود را سریعتر بدست آورید. اگرچه به نظر می رسد بجای اینکه یک منبع مفید برای شما باشد، هدر رفت فضای بیشتری دارد ، توجه داشته باشید: می توانید آن را غیرفعال کنید.

انجام این کار 10 ثانیه طول می‌کشد: روی آیکون چرخ دنده در گوشه بالا سمت راست وب سایت Drive کلیک کنید ، “تنظیمات-Settings” را انتخاب کنید و سپس در بخش اول پایین بروید تا “پیشنهادها-Suggestions” را ببینید. تیک مربع کنار آن را بردارید و به همین ترتیب ، تنظیمات سریع Drive غیر فعال می‌شود.

Google Drive: فایل‌های مدفون شده

همه ما فایل‌های مهم و پراهمیت داریم – اسناد ، تصاویر و سایر موارد- مشابه مواردی که همه وقت آنها را جمع می‌کنیم. و همیشه نیاز به جستجوی پرونده های VIP گفته شده داریم و یافتن آنها سرگرم کننده یا سازنده نیست.

درایو هیچ راهی برای قرار دادن فایل‌ها به بالای یک لیست ندارد، اما دارای ابزارهای مفیدی برای رسیدگی به اولویت‌دهی برخی از پرونده ها و پیدا کردن و دسترسی آسان به آنها است. شما می‌توانید هر فایل (یا حتی یک پوشه)را کلیک راست کرده و “Add to Starred” را در درایو انتخاب کنید ویا با زدن نماد سه نقطه در کنار آن و سپس انتخاب همان گزینه در برنامه Drive موبایل،هرفایل را ستاره‌دار کنید. انجام این کار باعث می‌شود که این مورد در بخش ویژه‌ای ظاهر شود که می‌توانید با کلیک روی گزینه “ستاره‌دار- Starred” در منوی اصلی سمت چپ صفحه یا بوکمارک گذاری این لینک مستقیم برای دسک تاپ – یا با ضربه زدن روی ستاره در منوی اصلی پایین صفحه در برنامه تلفن همراه – به آن دسترسی پیدا کنید.

همچنین می‌توانید میانبرهای(shortcuts) دلخواه خود را برای فایل‌ها یا پوشه‌ها ایجاد کنید تا به طور موثر در چندین مکان ظاهر شوند – اگر مثلاً مورد مهمی داشته باشید که در درون چند پوشه در عمق Drive شما دفن شده باشد. با ایجاد یک میانبر برای آن ، می‌توانید به آن در لیست اصلی “My Drive” دسترسی داشته باشید، در حالی که آن را در خانه خود منظم و سازماندهی می‌کنید. کافیست روی هر فایل یا پوشه کلیک راست کرده و “افزودن میانبر به درایو- Add shortcut to Drive” را انتخاب کنید تا از طریق کامپیوتر شروع به کار کنید. برای یافتن همین گزینه در تلفن همراه ، روی آن نماد منوی سه نقطه در کنار هر موردی ضربه بزنید.

اگر از Android استفاده می‌کنید، می‌توانید برای دسترسی با یک لمس بدون نیاز به باز کردن برنامه ، به هر فایل یا پوشه‌ای روی صفحه اصلی تلفن خود میانبر مستقیم اضافه کنید. روی نماد منوی سه نقطه‌ای در کنار مواردی که می‌خواهید ضربه بزنید، سپس به پایین پیمایش کنید و به دنبال گزینه “افزودن به صفحه اصلی- Add to Home screen” بروید.