ویژگی هایی که بهره وری شما را بهبود می بخشد که احتمالا از آن خبر ندارید

 

۱- تقویم‌های جدیدی برای بخش های مختلف زندگی‌تان بسازید

ابتدا که شروع به کار با تقویم گوگل می‌کنید، به شما یک تقویم داده می‌شود، این تقویم به اسم شما و زیر عنوان تقویم‌های من (My calendars) می‌آید که در تصویر نشان داده شده‌است.

بنابراین اگر می‌خواهید از تقویم‌تان برای اهداف متفاوتی استفاده کنید، مانند مدیریت برنامه کاری خود، برنامه‌ریزی دوره‌های تمرکز بر زمان و برنامه‌ریزی یادآورهای مکرر، تنها یک مکان برای انجام این کار دارید. اما هنگامی‌که تنها با یک تقویم کار می‌کنید، به تمام این موارد به طور مساوی رسیدگی می‌شود، یعنی نمی‌توانید به سرعت و به ‌آسانی، تکالیف غیرتکراری و مهمی را که برای آن روز دارید انجام دهید.

برای جلوگیری از این کار یک تقویم جدید را برای هر بخش از زندگی خودتان ایجاد کنید که می‌خواهید در تقویم گوگل آن را پیگیری کنید.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟

برای ایجاد یک تقویم جدید، بر روی علامت به‌علاوه کوچک (+) کنار My calendars کلیک کنید و شما گزینه تقویم جدید (New calendar) را خواهید دید، این گزینه را انتخاب کنید و تقویم جدیدتان را نامگذاری کنید، برای آن توصیف و منطقه زمانی بنویسید و در آخر یک تقویم دیگر برای خودتان دارید.

تقویم گوگل و استفاده از آن

نکته تخصصی: شما حتی می‌توانید به هر تقویم یک رنگ جدا اختصاص بدهید، تا انتخاب اینکه هر روز باید چه کارهایی انجام دهید ساده‌تر شود.

۲- با استفاده از گزینه‌های “Find a time” یا “Suggested times” جلسات با گروه‌ها را برنامه‌ریزی کنید

آیا تا به حال مجبور بودید جلسه‌ای را با چند نفر هماهنگ کنید که برنامه‌های شلوغی داشته‌اند؟ فهمیدن اینکه همه شما واقعا چه زمانی وقت آزاد دارید می‌تواند آزاردهنده باشد. خوشبختانه، تقویم گوگل در واقع دو ویژگی دارد که می‌تواند کمک بسیار بزرگی برای شما باشد: گزینه‌های پیدا کردن زمان “Find a time” یا زمان‌های پیشنهاد شده “Suggested times”

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟

برای استفاده از هرکدام از این دو گزینه، اول مطمئن شوید که هر شخصی که باید در رویداد حضور داشته‌ باشد به تقویم اضافه کرده باشید. سپس، اگر تمایل دارید که گوگل، زمانی را برای جلسه شما پیشنهاد دهد، خیلی راحت لینک زمان‌های پیشنهاد شده “Suggested times” در زیر نام‌های مهمانان‌تان انتخاب کنید. یک پنجره با فهرستی از زمان‌هایی نمایش داده خواهد شد که هر کدام از مهمان‌های جلسه از جمله شما بدون هیچ مشکلی در دسترس هستید.

تقویم گوگل و پیدا کردن زمان

پیدا کردن زمان “Find a time” روش دیگری است که به سرعت مشکل شما را حل خواهد کرد. برای استفاده از این ویژگی، گزینه‌ای کنار جزئیات‌رویداد “Event details” وجود دارد، به نام پیدا کردن زمان”Find a time” که اگر آن را انتخاب کنید، برنامه‌های هر شخص را کنار روز جلسه موردنظر خواهید دید. وقتی زمانی را می‌بینید که هیچ یک از مهمانان‌تان درگیری ندارند، بر آن قسمت تقویم کلیک کنید تا زمان را پررنگ کنید و گزینه ذخیره “Save” را در بالای تقویم‌تان بزنید.

تقویم گوگل و تنظیم جلسه

نکته تخصصی: شما همچنین می‌توانید از یک محصول رایگان استفاده کنید تا به راحتی و بدون رد و بدل کردن ایمیل، جلسات را برنامه‌ریزی کنید.

۳- با استفاده از تقویم گوگل جزییات رویدادتان را پنهان کنید

گاهی اوقات، جلساتی که میزبانی می‌کنید یا در آن‌ها حضور دارید، ماهیت حساسی دارند. اگرچه، به خاطر داشته ‌باشید که بستن در تنها راهی نیست که دیگران نفهمند که در جلسه چه می‌گذرد. بخش رویداد تقویم گوگل هم می‌تواند بیشتر از چیزی که مایلید، اطلاعات را برای دیگر افراد اداره نشان دهد.

برای اینکه مطمئن شوید در طول جلسات حساس‌تر، بیشترین حریم خصوصی را دارید، رویدادتان را بر روی گزینه خصوصی “Private” تنظیم کنید. این باعث می‌شود که هر شخصی که برنامه هفتگی‌ شما را می‌بیند، نتواند جزییات رویداد، نام جلسه، شرکت‌کنندگان در آن، پیوست‌ها و بقیه موارد را ببیند. به طور پیش فرض، عنوان عمومی رویداد مشغول”Busy” خواهد بود.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟

برای خصوصی کردن جزییات رویدادهای خاص در تقویمتان، بر روی گزینه رویداد تقویمتان کلیک کنید و شکل مداد را انتخاب کنید تا بتوانید جزییات رویداد را ویرایش کنید. در پنجره‌ای که ظاهر می‌شود، شکل چمدان را درست بالای بخش توضیحات رویداد انتخاب کنید.

وقتی برای اولین بخش گزینه Busy را انتخاب می‌کنید، بر روی گزینه دوم کلیک کنید و گزینه “Private” را از فهرست انتخاب کنید که در شکل زیر نشان داده شده است، گزینه آبی رنگ را در بالای صفحه‌تان بزنید و تمام این تنظیمات را اجرا کنید.

تقویم گوگل و رویدادها

۴- گزینه (Google Hangout) را به رویدادتان اضافه کنید

آیا لازم است که یک ملاقات رو در رو از راه دور را به آسانی برقرار کنید، تنها بر روی لینک اضافه کردن تماس ویدیویی”Add video call” کلیک کنید و گوگل بخشی را برای استفاده شرکت‌کنندگان حاضر در رویداد شما تنظیم خواهد کرد.
در اینجا بیشتر درباره “Google Hangout” بیاموزید.

تقویم گوگل و ملاقات رو در رو

۵- پیوست‌هایی را اضافه کنید

اغلب افراد در جلساتی حضور پیدا می‌کنند که ملزم هستند تا به یک سند مرتبط ارجاع کنند. شاید همه ما بر یک سند گوگل یا یک برگه گسترده پیچیده کارمی‌کنیم.

صرف‌ نظر از این موضوع، این بهترین راهی است که مطمئن شویم همه شرکت‌کنندگان حاضر در جلسه تمام چیزهایی را که لازم دارند، قبل از شروع جلسه در اختیار دارند تا مجبور نباشند در صندوق ورودی‌ به دنبال آن بگردند. تقویم گوگل می‌تواند در این کار به شما کمک کند و به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد را مستقیما به رویداد پیوست کنید تا مهمان‌ها آن‌ها را باز کنند و بررسی کنند.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای پیوست کردن یک سند به رویدادتان، همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، بر قسمت رویداد “calendar view” کلیک کنید و شکل مداد را برای ویرایش رویداد انتخاب کنید.

تقویم گوگل و پیوست ها

همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، هنگامی‌که در صفحه ویرایش رویداد هستید، به دنبال شکل گیره کاغذ در بالای بخش توضیحات باشید. بر روی این شکل کلیک کنید و پنجره بزرگی نمایش داده خواهد شد که می‌توانید فایل‌هایتان را برای پیوست مستقیم از گوگل درایو آپلود کنید.

تقویم گوگل و استفاده از پیوست ها

نکته تخصصی: هنگامی‌که به پنجره آپلود می‌رسید، می‌توانید گزینه “My Drive” را انتخاب کنید تا اسناد، برگه‌ها و اسلایدهای گوگل را پیوست کنید که در گوگل درایوتان موجود است یا می‌توانید بر روی گزینه آپلود”Upload” در قسمت چپ پنجره کلیک کنید تا فایل‌های آفلاین را از کامپیوترتان پیوست کنید.

۶- ساعت جهانی‌تان را فعال کنید

آیا با هم تیمی‌هایی کار می‌کنید که در سرتاسر جهان زندگی می‌کنند؟ شاید فهمیدن زمان مناسب برای زمانبندی قرارها با آن‌ها برایتان مشکل باشد. خوشبختانه، شما می‌توانید با فعال کردن گزینه ساعت جهانی “World Clock” در تنظیمات تقویم گوگل‌تان این کار را انجام دهید.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای بررسی منطقه‌های زمانی مختلف به هنگام تنظیم جلسات، بر شکل چرخ دنده در قسمت سمت راست بالایی و گوشه نمای تقویمتان کلیک کنید. این‌ها تنظیمات شما هستند. سپس، بخش ساعت جهانی”World clock” را باز کنید، اولین صندوق آبی را بررسی کنید و منطقه‌های زمانی را انتخاب کنید که می‌خواهید از نمای تقویم‌تان ببینید.

تقویم گوگل و ساعت جهانی

هنگامیکه منطقه‌های مورد نظر را انتخاب کردید، به نمای تقویمتان برگردید که تصویر زیر را در قسمت نوار کناری سمت چپ گوگل کلندرتان خواهید دید:

تقویم گوگل و ساعت

۷- ساعت‌های کاری را فعال کنید

همه افراد از ساعت ۹ تا ۵ سرکار نیستند، اما ممکن است با افرادی کار داشته ‌باشند که در این ساعات کار می‌کنند. اگر یک برنامه کاری نامتعارف دارید که هیچ کدام از همکاران‌تان نمی‌توانند آن را به خاطر بسپارند، این ویژگی برای شما است.

ساعات کاری “Working Hours” گزینه‌ای است که به افراد هشدار می‌دهد که سعی نکنند شما را در جلسه‌ای قرار دهند که خارج از ساعات تنظیم‌شده شما در تقویم گوگل است. گزینه “Decline” را بزنید و بعد سازمان‌دهنده جلسات را دنبال کنید تا به آن‌ها یادآوری کنید در طول آن زمان در دسترس نیستید.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟

برای فعال کردن ساعات کاری خاصی در تقویم گوگل بر روی شکل چرخ دنده در نمای تقویم‌تان کلیک کنید تا به تنظیمات‌تان دسترسی پیدا کنید. همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده بخش ساعات کاری “Working Hours” را باز کنید. در اینجا، شما قادر خواهید بود مشخص کنید که چه زمانی در روزهای هفته در دسترس هستید.

تقویم گوگل و ساعت کاری

۸- ایمیل زدن به مهمان‌های رویداد

زمانی را به خاطر بیاورید که سعی می‌کردید به گروه بزرگی از افراد درباره رویدادی ایمیل بزنید؟ شاید شما سعی می‌کردید که یک سفر گروهی را هماهنگ کنید یا همه بدانند که باید لپ‌تاپ‌هایشان را به جلسه بیاورند. صرف‌نظر از این‌ها، فهمیدن اینکه چه کسانی واقعا به رویداد می‌آیند و اطمینان پیدا کردن از اینکه شخصی را فراموش نکرده‌اید، اذیت‌کننده است.

خوب، این ویژگی تقویم گوگل دفعه بعدی به کارتان می‌آید.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟

زمانی که شما هر شخصی که لازم است به رویداد بیاید را به تقویم گوگل خود اضافه کردید، می‌توانید به راحتی با کلیک کردن بر بخش رویداد از نمای تقویم‌تان و کلیک کردن بر شکل نامه به همه افراد گروه ایمیل بزنید.

تقویم گوگل و ایمیل زدن

زمانی که بر شکل پاکت نامه در بخش رویداد کلیک می‌کنید، صندوق انشای ایمیل پدیدار خواهد شد، خیلی راحت پیام‌تان را تایپ کنید، در بخش آدرس‌های ایمیل، ایمیل افرادی که می‌خواهید آن‌ها را دعوت کنید تایپ کنید و بعد قسمت ارسال send را بزنید.

تقویم گوگل و ایمیل

۹- موقعیت‌های مشخص جلسه را اضافه کنید

برگزاری یک جلسه بدون یک آدرس مشخص یا اتاق کنفرانس می‌تواند گیج‌کننده باشد. خوشبختانه، تقویم گوگل این ویژگی را دارد که می‌تواند همه این مشکلات را حل کند.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
به جای رد و بدل کردن ایمیل، می‌توانید به دوستتان یک دعوتنامه با آدرس مشخص را در صندوق کجا” Where box” بفرستید. آدرس با گوگل مپ یکی می‌شود، در نتیجه فهمیدن آنکه جلسه کجا برگزار می‌شود و چطور باید به آنجا رسید، بسیار ساده می‌شود.

تقویم گوگل و گوگل مپ

۱۰- از اعلان‌های دسکتاپ استفاده کنید

اگر شما تقویم گوگلتان را در صفحه‌ای روی مرورگرتان باز کرده‌اید، درست ۱۰ دقیقه به رویداد بعدی، هشدار تقویم گوگل ، انجام هر کاری را مختل می‌کند و کل صفحه‌تان را در بر‌می‌گیرد. هر کاری که انجام می‌دادید فراموش کنید، تقویم گوگل ناگهان با یک هشدار و یک صدای آزار دهنده در جلوی همه صفحات ظاهر می‌شود. این خیلی بد است.

خوشبختانه تنظیمی درتقویم گوگل وجود دارد که می‌توانید از آن استفاده کنید تا اعلان‌ها کمتر آزاردهنده باشند: اعلان‌های دسکتاپ “Desktop notifications”. در این صورت به جای مختل کردن کارتان، شما کادری را در گوشه سمت راست بالایی صفحه کامپیوترتان خواهید دید که نام رویدادی را که ده دقیقه دیگر است نمایش خواهد داد.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟

برای فعال کردن اعلان‌های دسکتاپ “Desktop notifications” در تقویم گوگل ، با استفاده از نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالایی نمای تقویمتان، بر قسمت تنظیمات‌تان کلیک کنید. همانطور که در شکل نشان داده شده است تا قسمت تنظیمات رویداد “Event settings” پایین بیایید و بر روی صندوق اعلانات “Notifications box” کلیک کنید.

تقویم گوگل و اعلان ها

به صورت پیش‌فرض، اعلان‌های شما می‌توانند به عنوان هشدارها “Alerts” تنظیم شوند، که باعث می‌شود هشدار ده دقیقه‌ای هر رویدادی صفحه کامپیوترتان را تسخیر کند. در عوض، اعلان‌های دسکتاپ “Desktop notifications” را انتخاب کنید، به نمای تقویم‌تان برگردید و به طور موفقیت‌آمیزی اعلان‌های جلسه آرام‌تری را فعال خواهید کرد.

۱۱-زمان اعلان رویداد را تغییر دهید

در نکته قبلی، شما یاد گرفتید که چگونه اعلان‌هایی را که قبل از جلسه دریافت می‌کنید، ملایم‌تر کنید. اما آیا می‌دانستید که می‌توانید تعداد دقایق برای هشدار قبل از رویداد را تغییر دهید؟

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟

به طور پیش‌فرض، گوگل ۱۰ دقیقه قبل از شروع هر جلسه‌ای به شما هشدار خواهد داد. برای تغییر این زمان، بر بخش رویداد نمای تقویم‌تان کلیک کنید و نماد مداد را برای ویرایش تنظیمات رویداد انتخاب کنید.

در جزییات رویداد، نماد زنگ را در پایین بخش ویدیوکنفرانس پیدا کنید. مرورگر را روی کادری با عدد ۱۰ قرار دهید و با استفاده از فلش‌های کوچک سمت راست آن عدد دقایق هشدار قبل از جلسه را کم یا زیاد کنید. همانطور که در شکل زیر می‌بینید، می‌توانید به گوگل بگویید که چند ساعت، روز، هفته زودتر باید به شما هشدار دهد.

تقویم گوگل و زمان اعلان ها

نکته تخصصی: در سمت چپ عدد ۱۰، شما می‌توانید اعلان‌ها “Notification” را به ایمیل “Email” تغییر دهید، اگر ترجیح می‌دهید که جلسات پیش رو را به جای اعلان دسکتاپ از طریق ایمیل دریافت کنید.

۱۲- قرار‌ها را تنظیم کنید

تا به حال به یکی کردن ساعات اداری فکر کرده‌اید، تا دیگر افراد شرکت بتوانند زمانی را برای ملاقات با شما بگیرند. شاید شما برای تنظیم ساعات جلسات، مشاوری پاره‌وقت و با زمان محدود باشید، یا بخواهید زمان‌هایی را که گروهتان می‌توانند با شما قرار بگذارند به زمان‌های خاصی از روز محدود کنید.

در هر کدام از شرایط بالا، به استفاده از “Google’s Appointment” فکر کنید.

“Google’s Appointment” به شما امکان می‌دهد تا زمان‌های خاصی از روز را در تقویم‌تان قرار دهید و بعد این زمان‌ها را از طریق لینک خصوصی تقویم با افراد منتخب به اشتراک بگذارید. وقتی این افراد بر روی این لینک کلیک می‌کنند، می‌تواند جلساتی را در زمان‌هایی که برایشان مشخص کرده‌اید با شما برنامه‌ریزی کنند.

اگر گیرندگان لینکتان زمانی را که می‌خواهند پیدا کنند، تمام کاری که باید انجام دهند انتخاب آن برای تعیین یک ملاقات خصوصی با شما است.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟

برای تنظیم قرارهای ملاقات خودتان، با کلیک کردن بر نمای تقویم‌تان شروع کنید تا رویدادی را ایجاد کنید. هنگامی‌که گزینه‌های رویداد نمایش داده می‌شود، همانطور که در شکل زیر نشان داده شده بر روی”Appointment slots” در قسمت بالای پنجره کلیک کنید. محدوده تاریخ را طوری تنظیم کنید که می‌خواهید قرارهای‌تان را بگذارید علاوه براینکه هر قرار چقدر باید طول بکشد که به طور پیش‌فرض کنار “Slots with duration” است.

تقویم گوگل و قرارها

اگر می‌خواهید کنترل بیشتری بر قرارهایتان داشته‌باشید، بر گزینه “More Options” کلیک کنید و شما به پنجره ای برده می‌شوید که در ادامه نشان داده می‌شود. بر روی صفحه قرارملاقات‌ این‌ تقویم “This calendar’s appointment page” کلیک کنید برای این که بتوانید به افرادی که تمایل به تنظیم قرار ملاقات دارند کمک کنید.

تقویم گوگل و تنظیم قرارها

۱۳-تقویم‌های مورد علاقه‌تان را جست و جو کنید

آیا می‌خواهید مطمئن شوید که تعطیلات در کشورهای دیگر، برنامه تیم‌های ورزشی مورد علاقه‌تان یا زمان طلوع و غروب خورشید هر روز را دنبال می‌کنید؟ شما این تقویم‌ها و موارد دیگر را در نوار کناری سمت چپ تقویم گوگلتان پیدا خواهید کرد.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای جست و جو و اضافه کردن تقویم‌های مورد علاقه بر علامت مثبت (+) کنار افزودن تقویم‌همکار “Add a coworker’s calendar.” کلیک کنید، بعد جست و جوی تقویم‌های مورد علاقه “Browse calendars of interest.” را انتخاب کنید. از آنجا تقویم‌های که دوست دارید عضوشان شوید انتخاب کنید.

تقویم گوگل و تقویم مورد علاقتان

۱۴- یک نمای شخصی را پیاده‌سازی کنید

هنگامی که ابتدا تقویم‌تان را تنظیم می‌کنید، شما گزینه‌ای خواهید داشت که آن را در یک هفته، ماه، ۴ روز آینده یا به شکل یک صورت جلسه ببینید. گزینه ۴ روز”۴ days”؟ شما می‌توانید آن را با یک وقفه متفاوت در گزینه‌های “Custom view” تغیر دهید.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای تنظیم تعداد روزهایی که در نمای تقویم‌تان می‌بینید، با استفاده از نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالایی صفحه‌تان، بر تنظیمات‌تان کلیک کنید. پایین تر و به قسمت مشاهده گزینه‌ها “View options” بروید. بر روی “Set custom view” کلیک کنید و همانطور که نشان داده شده انتخاب کنید که چند روز یکبار می‌خواهید نمای تقویم‌تان را ببینید.

تقویم گوگل و نمای شخصی

شما همچنین می‌توانید تنظیمات سریع‌تر و کلی‌تری را در صفحه کاربری‌تان در سمت راست نمای تقویم‌تان ایجاد کنید. در کنار شکل چرخ دنده تنظیمات‌تان، شما به شکل پیش‌فرض کادری را می‌بینید که هفته week نام دارد. بر روی آن کلیک کنید تا فهرستی در زیر آن نمایش داده شود که می‌توانید نمای‌تان را بیشتر شخصی کنید، همانطور که در شکل زیر نشان داده شده‌است.

تقویم گوگل و تنظیمات نمای شخصی

۱۵- تقویم خود را با دیگران به اشتراک بگذارید

اگر برای شرکت‌تان از “Google Apps” استفاده می‌کنید، همچنین می‌توانید کنترل کنید که چه کسانی تقویم‌تان را می‌بینند، چه می‌بینند، و اینکه آیا اجازه ویرایش آن را دارند؟ (اگر یک دستیار دارید، این نکته بسیار مهم است که به خاطر داشته ‌باشید). اگر دوست داشته ‌باشید می‌توانید تقویم‌تان را عمومی کنید.

چگونه از این ویژگی استفاده نماییم؟
برای تغییر تنظیمات اشتراک‌گذاری‌برنامه‌هایتان، بر علامت مثبت (+) کنار تقویم مورد نظر کلیک کنید و بر گزینه تنظیمات و اشتراک‌گذاری “Settings and sharing” کلیک کنید، همانطور که در شکل نشان داده شده است.

تقویم گوگل و اشتراک گذاری آن

بعد، شما به صفحه‌ای برده می‌شوید که در ادامه نمایش داده می‌شود. در اینجا، شما می‌توانید هر یک از کارهای زیر را انتخاب کنید و انجام دهید:

• تقویم را عمومی کنید

• انتخاب کنید که جزییات رویداد را به همه افراد در شرکت‌تان نشان دهید، یا تنها اطلاعات شغلی را نشان دهید

• شخصی را به تقویم‌تان اضافه کنید و مجوزهای فردی‌اش را انتخاب کنید. (تمام جزییات را ببینید، تغییراتی در رویدادها ایجاد و یا تمام جزییات را پنهان کنید و غیره.)

تقویم گوگل و عمومی کردن آن

هنگامی که کارتان تمام شد، بر فلش گوشه سمت چپ بالایی صفحه‌تان کلیک کنید تا به نمای تقویم‌تان برگردید. گوگل به طور خودکار تنظیمات تقویم جدیدتان را ذخیره می‌کند.

۱۶- از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید

آیا می‌خواهید راحت‌تر با تقویم گوگل کار کنید. تقویم گوگل تعداد زیادی کلیدهای میانبر برای استفاده دارد، مانند:

• t نمای تقویم‌تان را به امروز تغییر دهید

• c یک رویداد ایجاد کنید

• q به سرعت یک رویداد اضافه کنید

۱۷- جلسات را با crmتان منطبق کنید

آیا به طور روزانه از crm استفاده می‌کنید؟ رفت و برگشت از تقویمتان به crm تان می‌تواند آزاردهنده باشد. در عوض، به تنظیمات crmتان بروید تا ببینید آیا گزینه یکپارچه‌سازی با تقویم گوگل موجود هست؟

 

ویژگی های کاربردی

این برنامه دارای قابلیت های شگفت انگیزی است که به شما در مدیریت موثر فعالیت های روزانه تان کمک می کند. برای استفاده ی حداکثر از مزایا آن باید با حساب Calendly خود وارد شوید. برای ثبت یک رویداد در نرم‌افزار تقویم گوگل کافی است تا آیکون قرمز رنگ به‌علاوه (+) را در قسمت پایین، سمت راست برنامه لمس کنید.

وقتی رویدادی در تقویم گوگل ثبت می شود با کلیک بر روی آن می توانید به تمام جزئیات آن دسترسی داشته باشید. رویدادهایی مانند جلسات مهم، لیست مهمان های جلسات، اتاق های کنفرانس، مکان های جلسات، فایل های پیوست مانند اسناد مهم جهت آماده شدن برای کنفرانس، تماس های ویدئویی و سایر لینک های کنفرانس در آن ذخیره شده و در دسترس تمام افراد شرکت کننده قرار می گیرد.

برای ایجاد یک رویداد می توانید از کلیدهای میانبر نیز استفاده کنید تا کار شما با سرعت بیشتری انجام شود که در این قسمت به برخی از انها اشاره می کنیم:

برای ایجاد یک رویداد جدید از حرف “Q” کیبورد استفاده کنید:
برای رفتن به تاریخ قبلی: “K” و “P”
برای رفتن به تاریخ های بعدی: “J” و “N”
انتقال از یک دوره تاریخی به امروز: “T”
جستجو: “/”
تغییر شکل ظاهری تقویم بر اساس ماه، سال و ….
روز: “۱” یا “D”
هفته: “۲” یا “W”
ماه: “۳” یا “M”
۴ روز: “۴” یا “X”
برنامه: “A” یا “۵”
ذخیره رویداد: “S”
برگشت به حالت قبل: “Esc”
در این مطلب می خواهیم تعدادی از قابلیت های منحصر به فرد و کاربردی تقویم گوگل را شرح دهیم:

۱. مدیریتن نوتیفیکیشن ها

برنامه روزانه (Daily agenda)
بر طبق این ویژگی شما می توانید تقویم را به گونه ای تنظیم کنید که هر روز، ساعت ۵ صبح بر اساس منطقه زمانی شما، یک ایمیل با دستور کار روزانه برای شما ارسال شود. این قابلیت برای افراد پر مشغله که در روز به تعداد زیادی فعالیت گوناگون می پردازند، بسیار مفید است. البته این قابلیت در تنظیمات کلی وجود ندارد و همه کاربران آن را دریافت نمی کنند. به منظور فعال کردن آن باید تقویم گوگل را باز کنید، بر روی نماد چرخ دنده و یا همان تنظیمات کلیک کنید و سپس به بخش اعلان عمومی (General notification) بروید. بر روی کشو برنامه روزانه(Daily agenda) کلیک کرده و ایمیل را انتخاب نمایید. بدین ترتیب از ساعت ۵ صبح فردا، شما به صورت روزانه ایمیلی دریافت می کنید که شامل لینک های قابل کلیک برای هر قرار ملاقات می باشد.

اعلان و نوتیفیکیشن برای رویدادها (Event notifications)
این یک گام اساسی برای به خاطر آوردن رویدادهای گم شده و از یاد رفته در تقویم شما است. شما می توانید رویداد های هر تقویم را به صورت نوتیفیکیشنن (اعلان) و یا ایمیل دریافت کنید. مثلا شما این قابلیت را می توانید به گونه ای تنظیم کنید که یک ساعت قبل از قرار و رویداد یک ایمیل برای شما ارسال شود و ده دقیقه قبل از رویداد نیز یک اطلاعیه بر روی دستگاه شما ظاهر شود. با این تنظیم احتمال فراموش کردن یک رویداد و یا قرار ملاقات بسیار کم می شود.
در این قسمت مراحل فعالسازی این قابلیت را شرح می دهیم:
• در ابتدا تقویم گوگل را باز کنید.
• روی نماد چرخ دنده (تنظیمات) کلیک کنید.
• تقویم مورد نظر را انتخاب نمایید.
• به سمت پایین حرکت کرده و گزینه نوتیفیکیشن رویدادها (Event notifications) را پیدا کنید.
• روی گزینه کشویی مقابل آن کلیک کرده و نوع اطلاع رسانی را انتخاب نمایید و زمان مرتبط با هشدار را تنظیم کنید.

بعد از اینکه نوع اطلاع رسانی را مشخص کردید می توانید برای آن رویداد یک اطلاع رسانی دیگر تعیین کنید. مثلا اگر در انتخاب اول، گزینه ایمیل را انتخاب کردید می توانید نوع نوتیفیکیشن بعدی را پیامک انتخاب کنید. برای این کار گزینه اضافه کردن نوتیفیکیشن (ADD NOTIFICATION) را فشار دهید و روند بالا را دوباره تکرار کنید.

مثلا می توانید برای ۵، ۱۵، ۳۰ و ۶۰ دقیقه قبل از رویداد از نوتیفیکیشن های متفاوت و یا شبیه به هم استفاده کنید تا رویداد مورد نظر را فراموش نکنید. در صورتی که گوشی هوشمند ندارید تقویم می تواند رویداد ها را به صورت سنتی و از طریق پیامک به شما اطلاع دهد. همچنین تقویم گوگل می تواند اعلان های خیلی مهم را از طریق تماس تلفنی به شما اطلاع دهد.

تکرار رویداد در هر روز یا هفته و … در صورت تمایل
لازم نیست جلساتی که در هفته، ماه و یا سال در ساعت و زمان مشخص برگزار می شوند، در هر نوبت به صورت دستی وارد تقویم شوند. با فعال کردن این قابلیت؛ آن رویداد طبق دستورِ زمانی شما تکرار خواهند شد.

استفاده از رنگ ها و یا پنهان کردن رویدادهای غیرضروری
شما می توانید از تقویم گوگل برای زندگی کاری، شخصی و متفرقه استفاده کرده و برای هر کدام یک رنگ در نظر بگیرید. همه ما در زندگی کاری خود برنامه ها و پروژه های داریم که برای آنها برنامه ریزی کرده ایم. همچنین زندگی شخصی مان نیز پر از اتفافات و رویداد هایی است که هرگز نباید به فراموشی سپرده شوند، علاوه بر آنها هر انسان، اهدافی را به صورت شخصی و جانبی دنبال می کند که به زندگی شخصی و کارش مربوط نمی شود. بنابراین می توانید برای هر کدام از آنها یک رنگ در نظر گرفته و این گونه آنها را تفکیک کنیم. ممکن است این رویداد های متنوع شما را سردرگم کند. بنابراین می توانید برخی از آنها که از اهمیت کمتری برخوردار است را پنهان کنید.

۲. برنامه ریزی

مدیریت جلسات
در این قسمت می توانید از ویژگی های کاربردی بسیار زیادی بهره ببرید. مثلا می توانید با استفاده از قابلیت خودکار مدیریت جلسات، در زمان هایی که جلسات مهم دارید از گوگل بخواهید که عبارت “مزاحم نشوید” را به تقویم شما در آن روز و ساعت اضافه کند، بنابراین همکارانتان در آن ساعت مزاحم شما نمی شوند.
و یا در زمان هایی که جلسات مهمی دارید و آن را در تقویم گوگل ثبت کرده اید، گوگل به صورت خودکار گوشی شما را به حالت سایلنت و یا همان بی صدا می گذارد.

به اشتراک گذاشتن تقویم ها
در مواردی که پروژه ای به صورت کاری و مشارکتی تنظیم می کنید و یا قصد دارید با دوستان و آشنایان خود به سفر بروید، تقویم را به صورت اشتراکی تنظیم کنید و آن را به صورت عمومی در وب سایت خود قرار دهید تا همه افراد از ملاقات ها و رویداد های آتی آگاه باشند.
علاوه بر این می توانید این تقویم را به اشتراک گذاشته و در مورد شرایط کاری و یا سفر خود نظر خواهی کنید. این گونه مسئولیت از روی دوش شما برداشته می شود و همه به یک میزان در آن دخیل هستند و هر فرد می تواند به صورت شخصی نظرات خود را بر روی ساعت و یا زمان و مکان آن اعمال کند.
بعد از مشخص کردن جلسه و میتینگ مورد نظر و وارد کردن اسامی افراد در آن، به صورت خودکار تمام اطلاعات شامل ساعت، محل برگزاری موضوع و … برای تک تک افراد ارسال می شود. علاوه بر این شما می توانید اسناد، فایل ها و مقاله های مربوط به جلسه را ضمیمه کنید تا تمام افراد جلسه از قبل به آنها دسترسی داشته باشند.

تغییر رئیس جلسه
ممکن است شما یک جلسه ملاقات ترتیب داده باشید و اکنون متوجه شده اید که دیگر نمی توانید در آن حضور پیدا کنید؟ اگر می خواهید این جلسه به صورت برنامه ریزی شده و بدون شما انجام شود، به راحتی می توانید مالکیت را به یکی دیگر از شرکت کنندگان انتقال دهید. برای انتقال مالکیت به فرد دیگر، رویداد را باز کنید، ویرایش را انتخاب کنید، سپس مالک را تغییر دهید.

برنامه ریزی کاری در طول هفته
زمانی تصمیم می گیرید که در هفته چند روز را کار کنید و مابقی آن را به فعالیت های دیگر مانند کتابخوانی بپردازید. مثلا ۴ روز کار کنیم و در مابقی روزها؛ ۵ ساعت کتاب بخوانید. تقویم گوگل با توجه به ساعت کاری تان، ساعاتی را برای کتابخوانی برای شما در نظر گرفته و به شما اطلاع رسانی می کند. در صورتی که در ساعت مقرر نتوانستید کتاب بخوانید گوگل این زمان را به ساعت دیگری موکول می کند و برنامه شما را به گونه ای تنظیم کند که ۵ ساعت در هفته کتاب مطالعه کنید. با گذشت زمان این برنامه ریزی بهتر می شود زیرا تقویم گوگل، به صورت هوشمندانه ای عادات شما را به خاطر می سپارد.

اعمال ساعت های کشور های مختلف در تقویم
با استفاه از قابلیت “Find a time” می توانید از زمان های خالی دیگر اعضای جلسه مطلع شوید و تقویم به شما ساعت های را برای برگزاری جلسات پیشنهاد خواهد داد.
در زمان هایی که رویدادها را تنظیم می کنید و افراد شرکت کننده خارجی در آن حضور دارند، می توانید از تقویم بخواهید تا تعطیلات کشور شما و سایر افراد شرکت کننده را در تقویم وارد کند تا در زمان برقراری جلسات به مشکل برنخورید. این گونه از ساعت و شب و روز در کشور های دیگر مطلع می شوید و در زمان های نا متعارف با آنها کنفرانس های ویدئویی برگزار نمی کنید.

۳. همگام سازی

استفاده صوتی از تقویم گوگل
این تقویم قابلیت همگام سازی با الکسا را در خود جای داده است و این گونه می تواند به صورت صوتی اعلان ها را برای شما روخوانی کند. مثلا زمانی را در نظر بگیرید که قصد دارید رویدادی را به تقویم خود اضافه کنید اما آنقدر سرتان شلوغ است که زمانی برای تایپ آن ندارید. در این مواقع می توانید از قابلیت صوتی گوگل استفاده کرده و با زبان آوردن عبارت OK Google تمام جزئیات رویداد را ذکر کنید تا گوگل آنها را به صورت متن در تقویم شما اضافه کند.

استفاده از تقویم از طریق کامپیوتر
شما می توانید رویداد های خود را از طریق تقویم گوگل و به وسیله لپ تاپ تان وارد کنید. برای این کار به ویندوز ۱۰ احتیاج دارید و می توانید بین تقویم در گوشی همراه و تقویم لپ تاپ همگام سازی کرده و تمام اطلاعاتتان را از طریق لپ تاپ دنبال کنید.

استفاده از تقویم از طریق فایرفاکس
افزونه ای تقویم گوگل، برای مرورگر فایرفاکس طراحی شده است که با دانلود و نصب آن می توانید از طریق مرور گر فایر فاکس نیز به تقویم گوگل خود دسترسی داشته باشید.

همگام سازی تقویم با فیسبوک
شما می توانید بین فیسبوک و تقویم خود همگام سازی کنید، کافی است بخش رویداد ها در پیج فیس بوک خود را باز کرده و بر روی رویداد های آتی کلیک راست کنید و لینک آن را کپی کرده و در تقویم خود قرار دهید. برای این کار وارد بخش Other Calendars شوید و گزینه اضافه کردن از طریق لینک (Add by URL) را انتخاب کنید، تقویم حتی می تواند تاریخ تولد دوست هایتان را پیدا کرده و برای آنها تبریک ارسال کند.

در صورت مسافرت رفتن می توانید برنامه گوگل را با برنامه هایی مانند Evernot ،Asana ،Trello ،Todoist ،Wunderlist نیز همگام سازی کنید.